Професия „Личен асистент”

За работата:
Личните асистенти осигуряват поверителна подкрепа на по-висшестоящите мениджъри и им помагат, за да облекчат мениджърските им задължения като се занимават с множество административни задачи. Типичните задължения на личния асистент може да бъдат:
• Сортиране на телефонните разговори и отговаряне на запитвания, които не е необходимо да бъдат предавани на мениджъра;
• Организиране на мениджърския дневник и насрочване на срещи;
• Занимание с кореспонденцията;
• Употреба на компютър за писане на писма, доклади и презентации;
• Организиране и посещение на срещи;
• Създаване и поддържане на офис системите;
• Организиране на пътувания;
• Грижа за посетителите.
Личните асистенти работят редом до мениджъра си и може да имат голяма отговорност с други задачи, като:
• Заместване на мениджъра и вземане на решения от негово име;
• Надзираване на останалия секретарски персонал;
• Изпълнение ролята на офис мениджър;
• Работа със сметки и бюджети;
• Предприемане на проектна работа, като проучване или писане на доклади.
Личните асистенти може да бъдат известни и като изпълнителни секретари или изпълнителни асистенти.

Работно време:
Като личен асистент, типичните ви работни часове ще бъдат между 9am и 5pm, от понеделник до петък. Понякога може да се наложи да работите извънредно или при гъвкаво работно време, или да спазвате срокове. Възможна е и почасова работа. Ще работите в офис, но може понякога да пътувате, за да посещавате срещи или други събития.

Умения и интереси:
За да бъдете личен асистент, вие трябва:
• Да бъдете изключително добре организиран(а);
• Да имате отлични писмени и говорими комуникативни способности;
• Да бъдете спокоен(спокойна) и с професионален подход при изпълнение на няколко задачи наведнъж;
• Да умеете да работите с хората от всички нива, особено с висшестоящата управа;
• Да се с компютърна грамотност;
• Да бъдете гъвкав(а) и приспособим(а);
• Да умеете да работите по собствена инициатива;
• Да сте тактичен(тактична) дискретен(дискретна) , тъй като може да се занимавате с поверителна информация.

Назначаване:
Не ви е необходима някаква специална квалификация, за да работите като личен асистент, понеже изискванията за кандидатстване може да варират при различните работодатели. Все пак, работодателите може да предпочетат да имате GCSEs (A-C), включително английски език. Независимо от академичните квалификации, които имате, по всяка вероятност ще ви е необходим доказан опит в областта на секретарската и административна дейност преди да станете личен асистент. Трябва да имате компютърна грамотност и а умеете да използвате множество видове office компютърен софтуер. Временната работа в офис може да бъде добра начална стъпка към секретарската работа. Някои работодатели ще поискат призната квалификация в областта на административната и секретарска дейност. Преди да си потърсите работа, може да ви е от полза ако придобиете квалификации като City and Guilds, OCR (RSA) или Education Development International LCCI сертификат или диплома. Повечето колежи за последващо обучение предлагат множество актуални редовни и задочни курсове. Някои частни секретарски колежи предлагат и редовни интензивни курсове. Проверете за точните кандидатски изисквания. Притежанието на BTEC HND или степен в областта на бизнеса може да ви даде предимство в намирането на работа с високо ниво на отговорност. Квалификациите за чужди езици също може да са от полза при определени видове дейност. Може да навлезете в секретарската дейност и чрез програма за чиракуване (Apprenticeship). Видовете Apprenticeship, които се предлагат във вашия район, ще зависят от местния пазар на труда и видовете умения, които работодателите изискват от служителите си. За повече информация посетете http://www.apprenticeships.org.uk/.

Обучение:
Ще се обучавате по време на работа чрез процедурите и системите на съответната компания. Докато сте на работа, може да се подготвите и за висш курс административна квалификация. Към квалификациите спадат:
• Education Development International’s LCCI Private Secretary’s Diploma или Business Administration Diploma;
• OCR Higher Diploma в областта Administrative and Secretarial Procedures;
• NVQ/SVQ level 3 и 4 в областта Business and Administration.
С напредването на вашата кариера, може да ви е от полза да се присъедините към Institute of Qualified Professional Secretaries (IQPS), за работа в глобалната мрежа и възможности за професионално развитие.

Възможности:
Като личен асистент, може да работите за висшестоящи мениджъри в много видове организации, особено в индустрията и търговията, местното и централно правителство, медиите. Работните места може да се обявят в местната и национална преса, Jobcentre Plus и чрез уебсайтовете и агенциите за набиране на персонал. Възможностите за кариерно развитие са добри, може да поемете повече отговорности като се преместите в по-голяма компания или като работите за по-висшестоящ мениджър. Възможно повишението до мениджърска позиция или по-специализиран пост.

Годишен доход:
Стартовите заплата са около £18,000 до £25,000 годишно. Доходите в някои големи организации могат да достигнат £30,000 до £40,000 годишно.

Повече информация:
Institute of Qualified Professional Secretaries (IQPS)
Suite 464
24-28 St Leonards Road
Windsor
Berks
SL4 3BB
Tel: 0844 8000 182
http://www.iqps.org

Council for Administration (CfA)
6 Graphite Square
Vauxhall Walk
London
SE11 5EE
Tel: 020 7091 9620
http://www.cfa.uk.com