Професия “Секретарка”

За работата:
Секретарките осигуряват административна подкрепа на един или повече човека в дадена организация. Техните задължения и отговорности варират в зависимост от вида на компанията, в която работят, но като цяло могат да се включват:
• текстообработка или печатане на писма и други документи;
• обновяване на архиви чрез използването на компютърна база данни и софтуер;
• отговаряне на телефона и организиране на запитвания;
• насрочване на срещи и водене на дневници;
• водене на записки по време на срещи, най-вероятно чрез използването на стенография;
• организиране на получената и изпратена кореспонденция;
• писане на писма и други документи;
• картотекиране;
• копиране и принтиране.
Квалифицираните и опитни секретарки могат да поемат и допълнителни отговорности, като водене на финансови отчети, контролиране на бюджета и изнасянето на доклади. Освен това, те могат да бъдат и лични асистенти на по-висшестоящ мениджър.

Работно време:
Като секретарка обикновено ще работите от 9:00am до 5:00pm, от понеделник до петък. Понякога може да се наложи да работите извънредно или на гъвкаво работно време през натоварените дни.
Работата може да е на непълен работен ден, чрез прехвърляне на задължения или временна.

Умения и интереси:
За да бъдете секретарка, вие трябва:
• да умеете да работите ефективно и прецизно;
• да умеете да работите добре с клавиатурата и компютъра;
• да познавате добре английската граматика, правописа и пунктуацията;
• да имате добри комуникативни умения;
• да умеете да спазвате срокове;
• работата ви да бъде подредена и добре представена;
• да бъдете дискретна – може да се наложи да работите с поверителна информация.

Назначаване:
Няма строго определени квалификации, за да можете да работите като секретарка, въпреки че работодателите може да поискат определени GCSEs (A-C)/S grade (1-3) или еквивалентни квалификации, включително и английски език.
Ако имате A level/Higher или университетско квалификационно ниво, може да успеете да си намерите работа с по-големи отговорности и възможности за повишение.
Трябва добре да умеете да работите с клавиатурата, а много работодатели ще предпочитат да имате лицензирана квалификация в областта на администрацията или машинописа. Преди да започнете да си търсите работа, може да ви е от полза да придобиете квалификации като:
• NVQ/SVQ Level 1 до 3 по Бизнес и администрация;
• City and Guilds, OCR (RSA) или London Chamber of Commerce and Industry Examinations Board (LCCIEB) сертификати и дипломи.
Повечето колежи за последващо обучение предлагат богат избор от редовни и задочни курсове. Някои частни колежи по машинопис също предлагат интензивни редовни курсове. Проверете в колежите за повече информация относно приемните изисквания.
Може да успеете да навлезете в тази професия чрез apprenticeship scheme (програма за чиракуване). Възможно е финансиране на apprenticeship scheme за кандидатите на възраст 16-24 години и за някои кандидати над 25 години. За повече информация посетете www.apprenticeships.org.uk. За информация относно apprenticeship scheme в останалите части на Великобритания, посетете www.modernapprenticeships.com, http://new.wales.gov.uk/topics/educa…kills/?lang=en и www.delni.gov.uk.

Обучение:
Обикновено, обучението се провежда по време на работа чрез процедурите и системите на съответната компания. Докато сте наета на работа, можете да придобиете и квалификация по машинопис. Квалификациите включват:
• NVQ/SVQ Level 1-4 в областта Бизнес администрация (Level 3 и 4 са подходящи ако имате задължения като супервайзер или мениджър);
• London Chamber of Commerce and Industry Examinations Board (LCCIEB) дипломи по Бизнес администрация (level 1,2 и 3) и Private Secretary’s диплома;
• OCR Level 1, 2 и 3 сертификати по Администрация и Higher Level Diploma в областта Administrative and Secretarial Procedures.
LCCIEB, OCR и City and Guilds също предлагат сертификати за различни секретарски умения, като:
• audio transcription;
• bookkeeping и финансови отчети;
• office procedures;
• стенография;
• text production;
• печат;
• текстообработка.

Възможности:
Като секретарка можете да работите за всички видове организации, както в частния, така и в публичния сектор.
Ако имате опит, може да бъдете повишена до личен асистент или офис мениджър, или да се преместите в други области, като личен състав. Можете да преминете и през допълнително обучение, за да станете медицински или законен секретар.

Годишен доход:
Стартовите заплати могат да са около £11,000 до £14,000 годишно.
Опитните секретарки могат да печелят от £15,000 до £19,000 годишно.
Личните асистенти и тези с допълнителни отговорности могат да печелят до £25,000 годишно.

Повече информация:
City and Guilds
Tel: 020 7294 2800
http://www.cityandguilds.com

OCR Information Bureau
Tel: 024 7685 1509
http://www.ocr.org.uk

Council for Administration (CfA)
6 Graphite Square
Vauxhall Walk
London
SE11 5EE
Tel: 020 7091 9620
http://www.cfa.uk.com

Institute of Qualified Professional Secretaries (IQPS)
Suite 464
24-28 St Leonards Road
Windsor

Berks
SL4 3BB
Tel: 0844 8000 182
http://www.iqps.org

London Chamber of Commerce and Industry Examinations Board (LCCIEB)
Education Development International plc
International House
Siskin Parkway East
Middlemarch Business Park

Coventry
CV3 4PE
Tel: 0870 720 2909
http://www.lccieb.com